FLUXUL DE PLATĂ POS EXPLICAT: DE LA FINALIZARE LA DECONTARE

Înțelegerea pașilor inițiali de plată POS

Procesul de plată la punctul de vânzare (POS) începe în momentul în care un client alege să efectueze o achiziție și prezintă o metodă de plată, de obicei un card de debit sau de credit. Din acel moment, mai multe părți interesate - inclusiv comerciantul, achizitorul, rețeaua de carduri și emitentul - joacă roluri în asigurarea procesării tranzacției în siguranță și rapiditate. Fluxul poate fi împărțit în mai multe etape critice: finalizarea comenzii, autorizare, compensare și decontare.

1. Inițierea tranzacției

Când un client ajunge la sfârșitul călătoriei sale de cumpărături, acesta este direcționat către terminalul POS unde este inițiată tranzacția. Metoda de plată poate fi o glisare cu bandă magnetică, o inserție de cip sau o atingere contactless. Terminalul colectează datele de plată codificate pe cardul clientului, inclusiv:

• Numele titularului cardului
• Numărul cardului (Numărul contului principal sau PAN)
• Data expirării cardului
• Codul CVV sau CVC

Dacă cardul are un cip, are loc o tranzacție EMV, adăugând un strat suplimentar de date dinamice pentru a contracara activitatea frauduloasă.

2. Transmiterea către Achizitor

Odată ce terminalul citește datele cardului, acesta criptează și trimite informațiile către banca achizitoare (cunoscută și sub numele de banca comerciantului). Acest pas are loc aproape în timp real prin canale de comunicare securizate. Banca achizitoare acționează ca intermediar, transmițând solicitarea tranzacției către rețeaua corectă de carduri (de exemplu, Visa, Mastercard, American Express).

3. Rutare prin rețeaua de carduri

Schema de carduri (sau rețeaua de carduri) primește cererea de autorizare de la achitor și stabilește care bancă emitentă (banca clientului) este responsabilă pentru card. Apoi transmite cererea emitentului pentru aprobare, asigurând în același timp respectarea protocoalelor de reglementare și de prevenire a fraudei.

4. Luarea deciziilor de către emitent

În acest moment, emitentul cardului evaluează dacă tranzacția este validă folosind o combinație de factori:

• Fonduri disponibile suficiente sau limită de credit
• Starea cardului (raportat ca pierdut/furat sau activ)
• Reguli de securitate (de exemplu, introducerea PIN-ului sau limitele tranzacțiilor)
• Comportamentul istoric al contului și scorul de fraudă

Dacă este aprobat, emitentul trimite un cod de autorizare înapoi prin lanț - prin rețea către achitor și, în final, către terminalul POS. Dacă este refuzată, se trimite în schimb un cod motiv, împreună cu un mesaj de eroare corespunzător afișat clientului.

5. Notificare client

Terminalul POS primește și afișează rezultatul. Dacă tranzacția este autorizată, comerciantul emite o chitanță și încheie vânzarea. În acest moment, tranzacția este considerată aprobată - dar încă nefinalizată. Banii nu au fost încă transferați.

Compensare: Pregătirea tranzacțiilor pentru decontare

După ce o tranzacție este autorizată la terminalul POS, aceasta intră în etapa de compensare - procesul din culise care potrivește, formatează și pregătește plățile pentru decontarea finală. În timp ce autorizarea stabilește o reținere temporară, compensarea servește la schimbul formal de informații detaliate despre tranzacții între instituțiile financiare.

1. Prelucrarea în loturi și compilarea datelor

Comercianții de obicei tranzacționează în loturi, ceea ce înseamnă că vânzările dintr-o zi sau o perioadă definită sunt grupate înainte de trimitere. Sistemul POS sau gateway-ul de plată compilează acestea într-un fișier care include detalii despre fiecare articol pentru fiecare tranzacție:

• Suma și moneda tranzacției
• ID-ul și locația comerciantului
• Marca temporală a vânzării
• Informații despre card și codul de autorizare

Acest fișier compilat este apoi transmis băncii achizitoare. Mulți comercianți trimit loturi zilnice în afara orelor de program pentru a maximiza eficiența și a reduce încărcarea sistemului.

2. Rolurile achizitorului și ale rețelei

Achizitorul verifică datele tranzacției pentru a verifica dacă sunt complete și exacte înainte de a le transmite către rețeaua de carduri corespunzătoare. În această etapă, este esențial ca formatele să respecte regulile și standardele de compensare ale fiecărei rețele (de exemplu, ISO 8583).

Schema de carduri joacă un rol central în rutarea și traducerea informațiilor într-un format pe care banca emitentă îl poate interpreta. De asemenea, aceasta marchează temporal datele pentru referințe ulterioare, asociază comisioane și se asigură că atât achizitorul, cât și emitentul sunt sincronizate în ceea ce privește sumele și termenii.

3. Comisioane de manipulare și rambursări

Ca parte a compensării, se calculează comisioanele interbancare - costurile suportate de comercianți pentru acceptarea plăților cu cardul - iar acestea sunt deduse ulterior în etapa de decontare. Dacă o tranzacție este semnalizată pentru revizuire sau o posibilă contestație viitoare, indicatorii relevanți (cum ar fi nepotrivirea AVS sau locația suspectă) sunt documentați în timpul compensării.

4. Intervale de timp și impactul asupra zilelor lucrătoare

Compensarea nu reprezintă o mișcare de bani, dar este esențială pentru pregătirea unei decontări ulterioare precise și fără contestații. Procesul poate dura de la câteva ore până la o zi întreagă, în funcție de orele limită și de tipul de card utilizat. De exemplu, tranzacțiile locale cu cardul de debit s-ar putea compensa mai rapid decât cardurile de credit transfrontaliere datorită complexității reduse a rețelei și a supravegherii reglementare.

5. Pregătirea pentru decontare

Odată ce toate datele sunt validate și fiecare parte este de acord asupra detaliilor, tranzacția devine „compensată”. Banca emitentă se așteaptă acum să primească o instrucțiune financiară care solicită transferul efectiv de fonduri - care va fi procesată în etapa următoare și finală: decontarea.

Etapa finală: Finalizarea ciclului de plată POS

Ultimul pas în procesul de plată POS este *decontarea* - în care banii se transferă oficial de la banca emitentă a titularului cardului în contul bancar al comerciantului. În timp ce autorizarea și compensarea pun bazele, decontarea finalizează ciclul tranzacției și oferă lichiditate comerciantului.

1. Emiterea de fonduri prin transfer bancar

La primirea instrucțiunii de decontare financiară de la rețeaua de carduri, banca emitentă inițiază plata către banca achizitoare. Suma emisă reflectă valoarea tranzacției autorizate minus comisioanele interbancare și alte comisioane ale schemelor de carduri. Această mișcare se face prin intermediul unor șine bancare consacrate, cum ar fi sistemele automate de compensare (ACH) sau SWIFT, în funcție de geografie și de tipul tranzacției.

2. Achizitorul creditează comerciantul

După primirea fondurilor, achizitorul depune suma finală în contul comercial al comerciantului. De obicei, acest lucru se întâmplă la o perioadă de T+1 sau T+2 - adică la una sau două zile lucrătoare după data tranzacției, deși acest lucru poate varia în funcție de:

• Acordul de decontare al comerciantului
• Tipul cardului (debit vs. credit)
• Locația geografică
• Profilul de risc și istoricul tranzacțiilor

3. Raportare și reconciliere

Comercianții primesc rapoarte de decontare care detaliază vânzările brute, rambursările, returnările de plăți și comisioanele deduse în timpul fazei de compensare. Reconcilierea precisă este vitală pentru a potrivi vânzările cu depozitele. Multe companii utilizează software de contabilitate integrat cu POS-ul sau gateway-ul de plată pentru a simplifica acest proces și a identifica rapid inconsecvențele.

4. Gestionarea Excepțiilor

Ocazional, tranzacțiile pot să nu se soluționeze conform așteptărilor din cauza:

• Fonduri insuficiente în contul titularului de card
• Tranzacții frauduloase sau contestate
• Neconcordanțe tehnice între datele de compensare și cele de autorizare

Acestea sunt escaladate prin mecanisme formale de soluționare a litigiilor, cu rambursări inițiate pe baza regulilor schemei de carduri pentru a proteja consumatorii și a asigura corectitudinea comercianților.

5. Transparență și încredere

Eficiența și fiabilitatea fazei de decontare sunt cruciale pentru menținerea încrederii între toate părțile. Comercianții se bazează pe depuneri la timp, achitatorii se bazează pe raportări precise, iar titularii de carduri se așteaptă la claritate în extrasele de cont. Pe măsură ce tranzacțiile digitale se dezvoltă, asigurarea unui proces de decontare fără probleme ajută la minimizarea rambursărilor, la reducerea fraudei și la construirea încrederii financiare pe termen lung între comercianți și clienții lor.